Communicating Effectively with Freelancers by Ada Ivanoff

近年さまざまな業界・業種にDX化の波が押し寄せてきています。そしてDX化の大部分はコミュニケーションの効率化にあるといっても過言ではありません。ここでは開発現場におけるフリーランスとのコミュニケーションと業務の効率化の記事をご紹介します。

Communicating Effectively with Freelancers

by Ada Ivanoff

この記事は以下のサイトを、 DeepL版プロの翻訳家 テンプレートを使用して翻訳して引用しています。AI翻訳のため一部訳がおかしい箇所がありましたらご容赦ください。

仕事を成功させたいのであれば、あなたとフリーランスの従業員の双方が同じ考えを持っていることを確認する必要があります。ここでは、フリーランスと効果的に仕事をするためのコミュニケーションの基本を紹介しよう。 

1.コミュニケーションルールを策定する 

特定のフリーランスとしばらく一緒に仕事をしていれば、多かれ少なかれ、彼らのコミュニケーションスキルや習慣について知っているものです。しかし、あなたが新しい誰かと働いている場合は、いくつかのコミュニケーションルールを開発する場合は、多くの問題を自分自身を保存することができます。 

自分の都合を述べる。誰もあなたが24時間365日利用可能であることを期待していませんが、あなたが任意の期待を設定していない場合は、トラブルに遭遇するでしょう。

そのため、お互いがオンラインや電話で対応できる時間を決めておくのがベストです。こうすることで、お互いが相手の手が空いている時間を知ることができます。 

時差を考慮することも重要です。例えば、私はヨーロッパにいますが、ほとんどのクライアントはアメリカにいます。ほとんどのクライアントは、私が彼らの時間の午前中に利用可能であることを知っていますが、私にとっては、彼らがどの州にいるかにもよりますが、彼らは午後または夕方に利用可能です。 

それまでは、「どうして電話やメールに出ないの？私がカリフォルニアではなくヨーロッパにいることを知らないクライアントは、私が彼らの営業時間内に対応できると思い込んでしまうからです。

また、Eメールの返信が遅れてもいい時間、例えば12時間、24時間などについても合意しておく必要がある。上記の例では、私はクライアントに、たとえ私が今寝ていなくても、すぐに返信することはできないと説明しただけです。幸いなことに、私の遅れのために人命が失われることはありませんでしたが、電話やコンピュータのそばに座って返事を待つのは不愉快だということには同意します。 

2.できるだけ文書でやりとりする 

フリーランサーとして、またフリーランサーと長年仕事をしてきて、私は文書によるコミュニケーションがルールであることを学びました。たしかに、すべてを文章にするのは時間がかかるが、少なくともプロジェクトに関する重大な決定事項については、それが必須です。

話せばもっと早いですが、口頭でのコミュニケーションの利点はここまでです。多くの場合、言葉の壁があり、あなたが伝えようとしたことが、あなたが意図したとおりに相手に伝わっているかどうかはわからない。口頭でのコミュニケーションでは、誤解が生じやすい！ 

電話でおしゃべりをしている間は、すべてがとてもクリアに見えるものです。電話を切った瞬間、電話で話したことを忘れてしまう。また、相手が不誠実な場合、「こんなことは言っていない」という言い訳で簡単に逃げることができる。文書にしておけば、こうした問題はなくなる。 

3.完全な管理は必要ない 

もしあなたが、仕事を終わらせるために常に完全なコントロールを必要とする従業員と仕事をしたことがあるのなら、フリーランサーにもこのアプローチを試すかもしれない。基本的に、このアプローチはどのような状況でもうまくいかない-コントロールに多くの時間と労力を浪費している-が、特にフリーランサーの場合、これは絶対に絶望的です。

フリーランサーは通常、より多くの自由を持つことを好むので、彼らに彼らのタスクを与え、1日に1回ほど彼らから連絡をもらうよう準備しておくこと。もしあなたが、フリーランサーであれ社内の人間であれ、従業員を完全にコントロールする必要があると感じているのであれば、それは雇い方を間違えているか、あなたの管理能力に問題があるかのどちらかです。

もちろん、プロジェクトに必要であれば、密接に協力する必要があるかもしれない。例えば、フリーランサーは、あなたしか答えられないようなプロジェクト特有の質問を持っているかもしれない。 

4.無意味なコミュニケーションで時間を無駄にしない 

コミュニケーションが重要だというのは、意味のあるコミュニケーションが重要だということです。プロジェクトでのコミュニケーションに時間がかかることは誰もが知っています。 

そのためだけにスカイプで長電話をするのはやめましょう。フリーランサーは効率重視の人が多く、上司が会議をしたいからと言って何時間も会議をするような会社の奴隷ではありません。このような無意味な長電話は時間の無駄でしかない。 

フリーランサーにとって「時は金なり」なのです。あるプロジェクトで私は、サイトのデザインそのものよりも、スカイプで実のない話をすることに多くの時間を費やした。私はこの時間をすべて請求しなかったが、請求すべきだったかもしれない。） 

5.マイルストーンと進捗報告ルールの確立 する

マイルストーンと進捗報告はプロジェクトマネジメントの常識である。これらは締め切り直前の不愉快なサプライズを防ぐ。 

プロジェクトが小規模であれば必要ないかもしれないが、大規模なプロジェクトの場合、マイルストーンや進捗報告のルールなしに始めるのはリスクが高すぎる。始める前に、マイルストーンを設定する。マイルストーンは、モジュールの完成など、タスクを論理的に分解したものでなければならない。 

進捗報告のルールは、毎日、毎週、2週間後など、プロジェクトとあなたにとって都合のよい間隔で設定できます。期間が短すぎて進捗が遅くなったり、長すぎて何が起こっているのかわからなくなったりしないようにしましょう。微妙なバランスなので、やりながら調整するとよいだろう。進捗報告のルールを適切に設定することで、多くの遅延をなくし、潜在的な問題を早期に診断することができる。 

6. 余裕を持って計画的に準備する 

フリーランサーと仕事をするときは、雇う前にプロジェクトに取り掛かるための十分な準備が必要です。フリーランサーを雇ったのに仕事を提供しない場合、彼らにとっては無給のダウンタイムとなり、彼らが辞めてしまっても驚く必要はない。 

また、フリーランサーはあなたがそれらを必要とするときに常に利用できるとは限らないので、これを計画することを念頭に置いてください。締め切りと可用性についてのあなたの期待についての潜在的なフリーランサーと効果的に通信すると、最初から可用性の問題を解決することができます。

結論 

あなたがそれを行う方法を知っていれば、あなたが適切な人を見つけた場合フリーランサーとの仕事は非常にやりがいのあることができます.残念ながら、それはまた、完全な災害になる可能性があり、それは誰かが彼らが再びフリーランサーと仕事をしたくないという言葉を聞くことは珍しいことではありません。

イライラ、時間のロス、お金のロスを避けるためには、フリーランサーと効果的にコミュニケーションする方法を知っておく必要があります。私が提供したヒントはロケット科学ではありませんし、一度あなたが正しい軌道に乗ると、あなたはフリーランサーと働くことの真の利点が表示されます。